Manajemen Proyek Bidang IT dan Pendidikan
Prinsip Umum Manajemen Proyek
George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling) :
1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Penggerakan)
4. Controling (Pengendalian)
A. Planning (Perencana'an)
Planning
(Perencana'an) adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan
kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan
sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik
yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas
(konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep
planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab masing-masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
> Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
> Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
> Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
> Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.
B. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing
(pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan
kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini
menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang
diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :
> Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
> Membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
> Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.
Dalam
fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural
maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi
dapat dilakukan melalui mekanisme :
> Koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
> Koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
> Koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).
1. Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :
Pelaksana
Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material
Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment
Superintendant.
Field Supervision Team, koordinasi antara Site
Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer
merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.
2. Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :
Pelaksanaan
konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan
Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
Field
Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan
Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu
level.
3. Koordinasi diagonal :
Koordinasi antara
General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi
horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala
Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau
dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.
C. Actuating (Penggerakan)
Actuating
diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang
tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah
ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan
pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan
motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan
kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
> Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
>
Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan
mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga
dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
> Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
>
Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan
dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan
sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
> Upayakan
memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh
sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang
diikutinya.
> Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar
dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai,
sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu
keputusan.
> Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan
argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh
karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau
dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
> Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
> Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
>
Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun
haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas
pegawai.
D. Controlling (Pengendalian)
Controlling
diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau
jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh
konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan
konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General
Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu
Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant,
Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan
masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan
kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran
sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.
Kegiatan ini
berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian,
kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi
kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan
controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara
keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan
supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
> Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
> Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)
> Prosedur dan cara kerjanya
> Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
Controlling
harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang
pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang
mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara
rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya
penyimpangan.
Tujuan Mata kuliah ini utk Mahasiswa dan Siswa Prakerin :
1. Membantu menyusun proyek pada KKN PPL/Prakerin PKL
2. Menciptakan inovasi di sekolah
3. Dapat memanage proyek/perusahaan
4. Mampu mengimplemementasikan
5. Mengembangkan lembaga yang dipimpin
6. Taknis memilih proyek yg layak dijalankan
7. Memotivasi karyawan
Yg diharapkan dari mata kuliah ini
1. Ingin tahu macam-macam proyek dan perbedaannya
2. Pining tahu time management
3. Bagaimana melaksanakan proyek
4. Cara membuat proyek
5. Menggarap proyek
6. Bagaimana menyusun anggaran proyek.
7. Bagaimana memilih proyek yg baik
Konsepsi Proyek
Kegiatan proyek adalah:
Suatu
paket /rangkaian kegiatan, yg dilakukan dalam jangka waktu
tertentu, dengan alokasi sumber daya tertentu, dan untuk mencapai
sasaran tertentu (yang telah digariskan dengan jelas).
Kriteria Proyek
Supaya berhasil,maka :
1. Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan
2. Kapabel untuk dilaksankan
3. Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan
4. Mudah dimplementasikan
5. Cos effectiveness.
Contoh Proyek :
1. Pendidikan Multikulturan di SMA
2. Pengemabangan SD/SMPTerpadu (dalam satu atap=satu manajemen)
3. Pendidikan Bilingual
4. Pendidikan keunggulan lokal
5. PGSD
Jenis Proyek Pendidikan :
Dilihat dari komponen kegiatan utama proyek ada 5 macam proyek:
1. Proyek konstruksi (ex: pembangunan gedung
sekolah)
2. Proyek manufaktur (untuk menghasilkan
produk baru)
3. Proyek penelitian dan pengembangan
4. Proyek pelayanan manajemen (hasilnya
berupa laporan akhir)
5. Proyek kapital (untuk investasi, ex:
pembebasan tanah)
Proyek dan Program
PROYEK tidak sama dengan PROGRAM
>
Proyek: Paket / Rangkaian kegiatan yg merupakan bagian dari program,
berlangsung dlm jangka waktu yg tlh ditentukan (terbatas) dg alokasi
sumber daya ttt & untuk mencapai sasaran yg telah ditetapkan
(indikatornya jelas).
> Program: Sederetan kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu
PS: Kegiatan yg sdh dilaksanakan Bukan lagi merupakan program
Perbandingan Proyek & Program
Perbedaannya pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang diperlukan.
> Program memiliki skala kegiatan yg lebih besar dari pada proyek.
> Program (deretan kegiatannya) dpt dipecah menjadi proyek.
Persamaannya: Isi dari Program & Proyek adalah Kegiatan yg dilakukan untuk mencapai tujuan ttt.
KONSEP MANAJEMEN PROYEK PENDIDIKAN
Manajemen
proyek Pendidikan: Mengatur Proyek di Bidang Pendidikan dengan
menggunakan pendekatan manajemen (proyek Pendidikan sebagai obyek
kajian manajemen).
Konsep Manajemen
1. Manajemen adalah:
Rangkaian Kegiatan (dlm proses memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi) dlm rangka mencapai tujuan organisasi
2. Cara Manajemen:
Merencanakan
jenis maupun bentuk/isi kegiatan anggota , mengorganisir, menjelaskan
cara melakukan kegiatan, mengkoordinir dan mengevaluasi.
Defenisi Manajemen Proyek
(H. Kerzner: 1982)
Kegiatan
merencanakan, menggorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga
untk mencapai sasaran jangka pendek yg tlh ditentukan.
Manjemen proyek menggunakan pendekatan sistem dengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horisontal.
KONSEPSI MANAJEMEN PROYEK (berdasar defensi Kerzner)
1. Menggunakan pengertian manajemen berdasar fungsi (REGARAHKORMUSI)
2. Kegiatan yg dikelola berjangka pendek, dg sasaran yg tlh digariskan secara spesifik.
3. OKI
perlu teknik & metode pengelolaan yg khusus (terutama pada kegiatan perencanaan & pengendalian)
PROYEK dalam MANAJEMEN
Suatu kegiatan yg bersifat temporer uutuk menghasilkan suatu produk atau layanan bersifat unik.
Temporer, berarti tdk terus-menerus (rutin)
Jelas tujuannya: suatu produk atau layanan
Manajemen Proyek diperlukan:
Supaya target tercapai
Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan
Memerlukan kecepatan (not business as usual)
Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.
Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik
Memerlukan terobosan.
Tahapan Manajemen Proyek :
1. Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi proyek)
2. Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)
3. Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya
4. Evaluasi: -monitoring – pengendalian
5. Audit Proyek
6. Terminasi: Penutupan proyek.
TIMBULNYA PROYEK
> Rencana Pemerintah (untuk kepentingan umum & masyarakat)
> Permintaan pasar (ketika pasar membutuhkan kenaikan suatu produk dlm jumlah besar ; ex: proyek PGSD)
> Adanya desakan keperluan dari dalam tubuh suatu organisasi
> Dari hasil kegiatan penelitian dan pengembangan
FENOMENA KEGIATAN PROYEK
> Merupakan alternatif investasi
> Berkaitan dengan pengguna'an modal
> Mengharapkan keuntungan/mengharap'kan (benefit)
INVESTASI PADA PROYEK
INVESTASI = PENANAMAN MODAL:
Penggunaan Sumber yang diharapkan akan memberi imbalan yg menguntungkan di masa yg akan datang
FAKTOR PERTIMBANGAN INVESTASI PADA PROYEK
1. Modal yg ditanam
2. Biaya (Cost of the project)
3. Manfa'at (Benefit):
* Jangka Pendek
* Jangka Panjang
4. Jangka waktu/umur ekonomis (Economics Life)
UKURAN / KRITERIA dalam ANALISA RENCANA INVESTASI pada PROYEK
1. UNDISCOUNTED - CRITERION:
Berapa
nilai investasi saat ini (present value) diukur dg nilai uang saat
ini, tdk mempersoalkan apa yg diperoleh di waktu yg akan datang
2. DISCOUNTED – CRITERION:
* Mempertimbangkan keuntungan saat ini & dikemudian hari
* Semua biaya (cost) & manfaat (benefit) diukur dg nilai uang saat
ini, mendiscount nilai dikemudian hari dg suatu discount factor,
misalnya : tingkat bunga
ALAT ANALISA UNDISCOUNTED - CRITERION
1. Membandingkan keuntungan dg tkt bunga yg berlaku : MEC (Marginal Efficiency of Capital) dan I (interest rate), Jika:
> MEC lebih dari i rencana dpt diteruskan.
> MEC kurang dari i rencana ditolak.
> MEC = i tercapai Break Event Point.
2. Ranking by inspection : titik berat pd selisih antara gross benefit (benefit kotor) dg biaya operasi & pemeliharaan
3. Payback period: didasarkan pd pelunasan biaya investasi oleh net benefit (benefit bersih)
ALAT ANALISA DISCOUNTED - CRITERION
1. Bila B/C lebih dari 1
maka dpt dilaksanakan
2. Bila B/C kurang dari 1
maka ditolak
3. Bila B/C = 1 maka
tercapai break event
SASARAN & KENDALA dalam proses pencapaian tujuan proyek:
1. Anggaran (besarnya biaya yg tlh ditetapkan utk dialokasikan)
2. Jadwal (perhitungan waktu yg hrs dipatuhi)
3. Harapan / Tujuan yang hrs terpenuhi
KEPUTUSAN INVESTASI PROYEK:
Perlu Memperhitungkan ttg:
> PERBANDINGAN (Ratio) ANTARA:
MANFAAT YG AKAN DIPEROLEH (Benefit)
dengan
BIAYA YG HRS DIKELUARKAN (Cost)
OKI:
DIPERLUKAN:
P E R E N C A N A A N P R O Y E K
PENGAWASAN & PENGENDALIAN PROYEK :
Contoh: Pengelolaan & Pemantauan Proyek Pembangunan
1.
Rapat rutin dilakukan utk memantau (secara ketat) perkembangan
implementasi program-program pembangunan dan utk mengatasi problema-
problema implementasi dgn segera.
2. Rapat rutin ini juga utk
mengambil keputusan terhadap isu lisensi dan perijinan terkait dgn dunia
usaha dan investasi (berkaitan dgn proyek-proyek pembangunan).
3. Rapat rutin ini menjadi “one stop center” utk pengambilan keputusan tsb (rapat terpadu).
4. Kata kunci:
5. Rapat rutin pemantauan dan pengendalian proyek.
6.
Pengendalian dlm rapat ini termasuk pengatasan problema implementasi
dengan segera dan keputusan diambil secara terpadu (lintas instansi).
7. Problema yg harus diatasi dgn segera dan terpadu adalah lisensi dan perijinan utk dunia usaha dan investasi.
